|
 Информация к сведению: требования к содержанию и оформлению документов бухгалтерского учета
Способ оформления хозяйственных операций документами называется в терминологии бухгалтера документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отображения их в отчетности.
Однако значение документации в хозяйственной работе предприятий не ограничивается только тем, что ее используют для обоснования отчетных записей. Документация играет важную роль в управлении деятельности предприятия. В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов и т.д.) даются распоряжения на осуществление хозяйственной операции (перерасчет или выдача денег, отпуск материалов, выполнение работ и т.д.). Для работников, выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц, исполнителей работ и т.д.), документы являются обоснованием осуществленных ими операций.
Реквизиты документов.
Полнота и достоверность показателей бухгалтерского учета зависит от качества оформления документов. Ведь документ - это письменное доказательство фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления.
Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования по поводу составления документов регламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. № 88.
К финансовым документам предъявляются следующие требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.
Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения полной информации о выполненной операции. Показатели, характеризующие операцию, которые содержит документ, называются его реквизитами.
Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и предназначением конкретного финансового документа. Например, реквизиты документа, который оформляет выработку рабочего и его заработную плату, отличаются от реквизитов, необходимых для накладной, то есть документа, которым оформляется отпуск товарно-материальных ценностей. Однако, независимо от характера оформленной документом хозяйственной операции, каждый финансовый документ должен содержать, так называемые, обязательные реквизиты, являющиеся общими для любой операции.
К обязательным реквизитам любого документа относятся:
название предприятия, от имени которого составлен документ;
название документа, его номер, код формы;
дата составления документа (число, месяц, год);
содержание хозяйственной операции;
подписи должностных лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления.
В зависимости от характера операции и технологии обработки отчетной информации в документах могут присутствовать и другие дополнительные реквизиты.
При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствующих кодов. Документы, составленные при помощи средств вычислительной техники, используются в бухгалтерском учете только при условии предоставления им юридической силы. Подобные документы должны быть записаны на "материальных носителях" (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных в соответствии с требованиями установленных стандартов и утвержденной системы кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации.
Если документ не имеет любого из обязательных реквизитов, то утрачивает свою юридическую (доказательную) силу и не может быть использован при ведении учетных записей. Так, если в акте на недостачу товарно-материальных ценностей, которая возникла по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет всех необходимых подписей, то транспортная организация имеет право отказаться от компенсации недостачи и предприятие понесет убытки, поскольку подобный акт не будет иметь доказательной силы и судебный орган не примет этот документ к рассмотрению. Предприятие понесет убытки также и в том случае, если документ составлен невовремя, хотя и оформлен правильно.
Порядок составления и оформления документов.
В соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете первичные документы должны быть составлены в момент осуществления каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Министерством финансов Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм.
Документы должны иметь форму, удобную для дальнейшего использования, как при ручной обработке информации, так и при обработке на вычислительных машинах. Для этого реквизиты документов размещают в определенном порядке.
Документы принято составлять на бланках, изготовленных типографским способом, с напечатанным текстом и черчением, с таким расчетом, чтобы от руки или на пишущей машинке заполнить только те конкретные показатели, которые характеризуют определенную операцию. Рациональное строение документов ведет к правильному оформлению хозяйственных операций и отображению их в учете. Сама форма документа как бы подсказывает, какую информацию необходимо зафиксировать, оформляя финансовую операцию. Итак, форма документа должна быть простой, понятной, удобной для дальнейшей обработки и одновременно наиболее полно характеризовать соответствующую операцию, удовлетворяя при этом требованиям не только бухгалтерского, но и оперативного и статистического учетов.
Большое значение для выполнения этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых форм документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях и в организациях разных отраслей и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей и другие документы. Унификация документов обеспечивает возможность сосредотачивать в одном документе информацию, необходимую для всех видов учета, заметно облегчает ее обработку на вычислительных машинах, создает условия для централизованного изготовления бланков документов массовыми тиражами, что, в свою очередь, удешевляет их стоимость.
Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заранее определенным размещением соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами создает значительную экономию бумаги, удешевляет их стоимость.
Документы должны составляться четко, разборчиво, без помарок, загрязнений и других дефектов, которые бы вызывали сомнение по поводу действительности документа и правильности хозяйственной операции. Свободные строки в документах должны быть вычеркнуты.
Ошибки в документах.
Ошибки в первичных документах исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть обозначено надписью "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, которые подписали этот документ с указанием даты исправления. Если ошибка выявлена учетными работниками в документе, составленном не в бухгалтерии (например, в авансовом отчете подотчетного лица), о необходимости ее исправления уведомляют лиц, допустивших ошибку.
Такие документы, как отчеты материально ответственных лиц о наличии и движении товарно-материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении, уместно проверять в их присутствии. Если будет выявлена ошибка, ее необходимо исправить не только в отчете, который подается в бухгалтерию, но и в его копии, которая остается у материально ответственного лица. При этом зачеркивают не только неправильную цифру в сумме, а всю сумму и над нею надписывают полностью правильную сумму.
порядок исправления ошибок в документах, составленных машинным образом, определяются указаниями об организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
Документы, составленные с нарушениями установленных правил, не имеют юридической (доказательной) силы. В кассовых и банковских документах никакие исправления не допускаются.
Документы, связанные с оформлением денежных операций (денежные чеки, векселя и т.д.), составляются на специальных бланках, изготовленных таким образом, чтобы в них невозможно было сделать никаких исправлений (например, печатают бланки таких документов на бумаге с водяными знаками). Их называют бланками строго отчетности и за хранением их и использованием устанавливают особый контроль. Если при составлении документа на таком бланке допущена ошибка, из-за чего бланк был испорчен, то он погашается перечеркиванием или надрезом и сохраняется для будущей проверки использования бланков этих документов. Вместо испорченного выписывают новый, правильный документ.
За достоверность информации, содержащейся в документе, и качественное его составление несут ответственность лица, подписавшие этот документ.
Итак, резюмируя все вышеизложенное, надеемся, что все сделали вывод о том, что документы в бухгалтерском учете имеют важное значение для обеспечения контроля за сохранением собственности предприятия, рациональным его использованием. Принятие и отпуск материальных ценностей, использование денежных средств, осуществление расчетов только при правильно оформленных документах препятствуют превышению своих полномочий со стороны должностных лиц. Практика показывает, что недостачи, растраты и бесхозяйственность чаще всего бывают там, где документы оформляются неправильно и несвоевременно, а, следовательно, и бухгалтерский учет ведется неудовлетворительно.
Ссылка на сайт finportal.com.ua обязательна. Любое воспроизведение опубликованных на сервере материалов возможно только при наличии ссылки на finportal.com.ua
Бухгалтерия и делопроизводство 14-09-2005
|
|
